Rapat atau meeting menjadi bagian tak terpisahkan dari aktivitas di dunia kerja. Namun, rapat yang berlangsung terlalu lama justru berisiko membuat pembahasan melebar dan menguras energi tanpa menghasilkan solusi.
Presiden Direktur PT Kalbe Farma Tbk periode 2017–2024, Vidjongtius, memiliki cara tersendiri untuk menjaga agar rapat tetap efektif. Menurutnya, durasi meeting sebaiknya dibatasi dan seluruh peserta harus diarahkan untuk fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
Di Kalbe Farma, Vidjongtius memperkenalkan format meeting dengan durasi maksimal satu jam.
Menurut Vidjongtius, durasi tersebut bukan sekadar batas waktu, melainkan bagian dari desain rapat agar pembahasan berjalan lebih terarah.
“Saya memperkenalkan format meeting jangan lebih dari satu jam. Format meeting didesain supaya meeting-nya itu satu jam selesai. Nah, desainlah,” ungkap Vidjongtius, saat ditemui Olenka, di Jakarta, belum lama ini.
Baginya, penerapan batas waktu tersebut juga perlu menjadi kesepakatan bersama. Ketika seluruh peserta memahami tujuan dan format meeting sejak awal, rapat diharapkan tidak berubah menjadi diskusi tanpa ujung.
“Kesepakatan bersama, setuju nggak nih? Oke, setuju ya. Oke, jadi fokus gitu. Jadi praktikkan sampai hari ini,” katanya.
Vidjongtius menilai, banyaknya meeting dan permasalahan yang harus dibahas tidak semestinya menjadi beban bagi karyawan.
Justru, kata dia, rapat yang dikelola dengan baik dapat menjadi ruang untuk menemukan solusi dan menghasilkan motivasi positif.
“Dengan bersama-sama tadi ya, meeting banyak, masalah banyak, tapi kalau kita fokus, rasanya tidak akan menjadi beban, tapi akan menjadi motivasi yang positif. Tujuan meeting itu adalah memberikan solusi. Menyelesaikan permasalahan yang seandainya ada,” jelasnya.
Karena itu, menurut Vidjongtius, meeting harus memiliki fungsi yang jelas. Rapat bukan sekadar forum untuk berkumpul atau berbincang-bincang, melainkan tempat untuk menyelesaikan persoalan tertentu.
“Kalau meeting itu harus memang dibikinkan menjadi situasi dan kondisi yang untuk menyelesaikan sesuatu. Harus dibikin apa ya, fokus,” tutur Vidjongtius.
Baca Juga: Cara Menghadapi Krisis Bisnis ala Vidjongtius
