Vidjongtius bahkan membedakan antara meeting dengan forum untuk bersantai atau merayakan sesuatu. Jika tujuan utamanya adalah bersenang-senang, menurut Vidjongtius, forum yang digunakan seharusnya bukan rapat.

“Kalau untuk happy-happy, bukan meeting namanya, itu celebration. Itu forumnya beda tuh. Mungkin makan siang, makan malam, mungkin outdoor gitu,” ujarnya.

Salah satu kunci meeting efektif, lanjut Vidjongtius, adalah memastikan agenda pembahasan sudah jelas sejak awal. Tidak hanya itu, peserta yang hadir juga harus benar-benar relevan dengan persoalan yang dibahas.

Ia pun menekankan pentingnya menentukan siapa yang bertanggung jawab, mencatat hasil rapat, hingga memastikan adanya tindak lanjut setelah meeting selesai.

“Agendanya jelas, siapa yang bertanggung jawab jelas, ada nggak risalah rapatnya, follow-up-nya apa. Jadi benar-benar semua fokuskan,” katanya.

Menurutnya, jumlah peserta juga perlu diperhatikan. Tidak semua orang harus dilibatkan dalam setiap meeting. Peserta yang diundang harus memiliki hubungan atau kepentingan langsung dengan agenda yang dibahas.

“Termasuk partisipan yang terlibat di dalam meeting. Memang berhubungan itu yang diundang supaya, itu yang saya bilang tadi, format meeting-nya itu didesain,” jelas Vidjongtius.

Tak berhenti pada durasi dan peserta, Vidjongtius juga menerapkan sistematika dalam materi presentasi yang digunakan saat meeting.

Menurutnya, materi harus mampu membantu peserta memahami persoalan secara cepat, mulai dari identifikasi masalah hingga solusi yang ditawarkan. Dengan begitu, waktu meeting dapat digunakan untuk membahas hal-hal yang benar-benar penting.

“Sampai materi presentasi itu dibikin format. Mulai dengan apa, solusinya apa, problemnya bagaimana mengidentifikasinya. Jadi benar-benar dibikin sistem dan ditraining,” ungkapnya.

Ia percaya bahwa sistematika yang jelas dapat membantu tim bekerja lebih efektif. Format yang terstruktur juga membuat setiap orang memahami peran dan apa yang harus dilakukan setelah meeting berakhir.

“Bikin sistematis lah. Saya merasa sistematika itu membantu kita bekerja. Dan so far, saya melihat tim saya itu merespons dengan cukup baik,” pungkas Vidjongtius.

Baca Juga: Sistem yang Baik Jadi Kunci Pengembangan SDM Berkualitas