Rapat atau meeting menjadi bagian tak terpisahkan dari aktivitas di dunia kerja. Namun, rapat yang berlangsung terlalu lama justru berisiko membuat pembahasan melebar dan menguras energi tanpa menghasilkan solusi.
Presiden Direktur PT Kalbe Farma Tbk periode 2017–2024, Vidjongtius, memiliki cara tersendiri untuk menjaga agar rapat tetap efektif. Menurutnya, durasi meeting sebaiknya dibatasi dan seluruh peserta harus diarahkan untuk fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
Di Kalbe Farma, Vidjongtius memperkenalkan format meeting dengan durasi maksimal satu jam.
Menurut Vidjongtius, durasi tersebut bukan sekadar batas waktu, melainkan bagian dari desain rapat agar pembahasan berjalan lebih terarah.
“Saya memperkenalkan format meeting jangan lebih dari satu jam. Format meeting didesain supaya meeting-nya itu satu jam selesai. Nah, desainlah,” ungkap Vidjongtius, saat ditemui Olenka, di Jakarta, belum lama ini.
Baginya, penerapan batas waktu tersebut juga perlu menjadi kesepakatan bersama. Ketika seluruh peserta memahami tujuan dan format meeting sejak awal, rapat diharapkan tidak berubah menjadi diskusi tanpa ujung.
“Kesepakatan bersama, setuju nggak nih? Oke, setuju ya. Oke, jadi fokus gitu. Jadi praktikkan sampai hari ini,” katanya.
Vidjongtius menilai, banyaknya meeting dan permasalahan yang harus dibahas tidak semestinya menjadi beban bagi karyawan.
Justru, kata dia, rapat yang dikelola dengan baik dapat menjadi ruang untuk menemukan solusi dan menghasilkan motivasi positif.
“Dengan bersama-sama tadi ya, meeting banyak, masalah banyak, tapi kalau kita fokus, rasanya tidak akan menjadi beban, tapi akan menjadi motivasi yang positif. Tujuan meeting itu adalah memberikan solusi. Menyelesaikan permasalahan yang seandainya ada,” jelasnya.
Karena itu, menurut Vidjongtius, meeting harus memiliki fungsi yang jelas. Rapat bukan sekadar forum untuk berkumpul atau berbincang-bincang, melainkan tempat untuk menyelesaikan persoalan tertentu.
“Kalau meeting itu harus memang dibikinkan menjadi situasi dan kondisi yang untuk menyelesaikan sesuatu. Harus dibikin apa ya, fokus,” tutur Vidjongtius.
Baca Juga: Cara Menghadapi Krisis Bisnis ala Vidjongtius
Vidjongtius bahkan membedakan antara meeting dengan forum untuk bersantai atau merayakan sesuatu. Jika tujuan utamanya adalah bersenang-senang, menurut Vidjongtius, forum yang digunakan seharusnya bukan rapat.
“Kalau untuk happy-happy, bukan meeting namanya, itu celebration. Itu forumnya beda tuh. Mungkin makan siang, makan malam, mungkin outdoor gitu,” ujarnya.
Salah satu kunci meeting efektif, lanjut Vidjongtius, adalah memastikan agenda pembahasan sudah jelas sejak awal. Tidak hanya itu, peserta yang hadir juga harus benar-benar relevan dengan persoalan yang dibahas.
Ia pun menekankan pentingnya menentukan siapa yang bertanggung jawab, mencatat hasil rapat, hingga memastikan adanya tindak lanjut setelah meeting selesai.
“Agendanya jelas, siapa yang bertanggung jawab jelas, ada nggak risalah rapatnya, follow-up-nya apa. Jadi benar-benar semua fokuskan,” katanya.
Menurutnya, jumlah peserta juga perlu diperhatikan. Tidak semua orang harus dilibatkan dalam setiap meeting. Peserta yang diundang harus memiliki hubungan atau kepentingan langsung dengan agenda yang dibahas.
“Termasuk partisipan yang terlibat di dalam meeting. Memang berhubungan itu yang diundang supaya, itu yang saya bilang tadi, format meeting-nya itu didesain,” jelas Vidjongtius.
Tak berhenti pada durasi dan peserta, Vidjongtius juga menerapkan sistematika dalam materi presentasi yang digunakan saat meeting.
Menurutnya, materi harus mampu membantu peserta memahami persoalan secara cepat, mulai dari identifikasi masalah hingga solusi yang ditawarkan. Dengan begitu, waktu meeting dapat digunakan untuk membahas hal-hal yang benar-benar penting.
“Sampai materi presentasi itu dibikin format. Mulai dengan apa, solusinya apa, problemnya bagaimana mengidentifikasinya. Jadi benar-benar dibikin sistem dan ditraining,” ungkapnya.
Ia percaya bahwa sistematika yang jelas dapat membantu tim bekerja lebih efektif. Format yang terstruktur juga membuat setiap orang memahami peran dan apa yang harus dilakukan setelah meeting berakhir.
“Bikin sistematis lah. Saya merasa sistematika itu membantu kita bekerja. Dan so far, saya melihat tim saya itu merespons dengan cukup baik,” pungkas Vidjongtius.
Baca Juga: Sistem yang Baik Jadi Kunci Pengembangan SDM Berkualitas
