Di era yang serba cepat ini, sistem manual paper-based masih menjadi penghalang bagi banyak perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Terjebak dalam budaya paper-based membawa konsekuensi negatif yang tidak terhindarkan, seperti biaya operasional yang tinggi, inefisiensi, dan risiko kehilangan data. Perusahaan yang masih terjebak dalam budaya tersebut akan tertinggal dalam memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.
Hal ini juga dijelaskan oleh HashMicro, perusahaan penyedia solusi software ERP, bahwa perusahaan yang mengadopsi sistem paperless memiliki peluang tiga kali lebih besar untuk berkembang dibandingkan dengan perusahaan yang masih menggunakan sistem manual.
Baca Juga: Mengulik Tiga Fakta tentang Kehadiran Central Bank Digital Currency (CBDC)
"Adopsi sistem paperless untuk dokumentasi perusahaan merupakan tren yang berkembang di berbagai industri dan patut dipertimbangkan oleh perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja bisnisnya," ujar Lusiana Lu, Business Development Director HashMicro, dikutip Jumat (7/6/2024).
Kesempatan untuk berkembang yang ada karena bisnis yang paperless meliputi peningkatan produktivitas, penghematan biaya operasional, peningkatan keamanan data, dan kolaborasi yang lebih efektif. Hal ini disebabkan perusahaan akan lebih mudah mengikuti tren dan perkembangan terbaru di dunia digital, dan dapat memanfaatkan teknologi canggih seperti AI, IoT, dan Machine Learning untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi.
"Transformasi digital membuka gerbang bagi perusahaan untuk memasuki pasar baru dan menjangkau pelanggan yang lebih luas. Dengan solusi paperless, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya sehingga dapat fokus pada pengembangan produk dan layanan baru yang inovatif," jelas Lusiana Lu.
Manfaat lain dari penerapan solusi paperless adalah peningkatan efisiensi dan produktivitas. Dengan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, proses kerja menjadi lebih cepat dan lebih mudah diakses. Data dapat diintegrasikan dan dikelola dengan lebih baik sehingga mengurangi risiko kesalahan dan keterlambatan dalam bekerja.
Adopsi sistem paperless juga berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan karena perusahaan bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat dan akurat. Hal tersebut bisa dilakukan karena informasi pelanggan dapat ditemukan dan diproses dengan efisien secara digital. Customer dapat menerima layanan yang lebih responsif yang pada akhirnya akan meningkatkan loyalitas dan implikasinya pada reputasi perusahaan.
"Pelanggan di era ini menuntut pelayanan yang cepat dan mudah. Dengan solusi digital, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih personal dan efisien kepada pelanggan sehingga meningkatkan kepuasan dan loyalitas mereka," tutur Lusiana Lu.
Penghematan biaya juga menjadi salah satu keunggulan utama dari solusi paperless. Biaya yang biasanya dikeluarkan untuk pembelian kertas, pencetakan, penyimpanan, dan distribusi dokumen fisik dapat dikurangi secara signifikan dengan digitalisasi perusahaan. Perusahaan yang mengadopsi teknologi digital dapat mengalokasi sumber daya ini untuk inisiatif lain yang lebih strategis.
Salah satu contoh nyata manfaat digitalisasi pada industri manufaktur adalah berkurangnya biaya operasional secara signifikan dan mempercepat proses persetujuan purchase order hingga tiga kali lebih cepat. Hal ini menunjukan bagaimana transformasi digital dapat membawa perubahan positif yang nyata dalam operasional sehari-hari.
Baca Juga: Jangkau Daerah di Luar Jabodetabek, Erajaya Digital Resmikan iBox Apple Premium Partner di Bandung
Untuk mengadopsi prinsip paperless, perusahaan dapat mulai dengan berinvestasi dengan teknologi yang mendukung transformasi ini. Salah satu teknologi kunci adalah electronic document management system (EDMS) yang memungkinkan pengelolaan dokumen secara digital dan terorganisir. Selain itu, platform kolaborasi daring juga dapat membantu tim bekerja lebih efektif tanpa perlu bertemu secara fisik atau menggunakan dokumen cetak.
Namun, untuk mencapai transformasi digital yang optimal, diperlukan sistem yang dapat saling terhubung dan terintegrasi di seluruh bagian perusahaan. HashMicro menyediakan solusi lengkap yang memungkinkan integrasi berbagai sistem bisnis, mulai dari manajemen inventaris, keuangan, SDM, hingga manajemen proyek. Dengan demikian, perusahaan dapat merasakan manfaat penuh dari digitalisasi dan memastikan semua departemen bekerja secara sinergis.
