Sejalan dengan pengembangan bisnis perusahaan, kebutuhan terhadap infrastruktur digital yang saling terintegrasi dalam pengelolaan dokumen juga turut meningkat. Berbagai dokumen mulai dari purchase order, kontrak vendor, perjanjian kerja karyawan, hingga berbagai persetujuan antar-departemen seringkali masih melalui proses yang belum terintegrasi.
Alhasil, proses persiapan hingga penandatanganan dokumen satu per satu dapat menjadi hambatan dalam operasional perusahaan. Dengan kata lain, seiring transformasi digital yang semakin berkembang, perusahaan besar kini membutuhkan sistem bisnis yang saling terhubung. Sistem seperti ERP, HRIS, procurement, dan finance diharapkan dapat terintegrasi, termasuk dalam proses persetujuan dan penandatanganan dokumen.
Menjawab kebutuhan tersebut, Mekari Sign menghadirkan solusi berupa layanan alur kerja digital agreement yang menghubungkan proses standardisasi, persiapan, penandatanganan, hingga integrasi dokumen dalam skala besar.
Alur kerja ini didukung oleh empat kapabilitas utama. Pertama, Document Templates yang membantu perusahaan membuat format standar untuk dokumen yang digunakan secara berulang. Kedua, Bulk Upload yang memungkinkan banyak dokumen dengan struktur serupa disiapkan sekaligus tanpa perlu diunggah satu per satu.
Berikutnya adalah Bulk Signing yang membantu perusahaan memproses banyak aktivitas penandatanganan dalam satu waktu sehingga mengurangi pekerjaan manual yang berulang. Terakhir, Open API yang menjadi penghubung antara Mekari Sign dengan sistem yang telah digunakan perusahaan. Melalui API, proses tanda tangan digital dan e-Meterai dapat langsung disematkan ke dalam aplikasi atau sistem internal perusahaan.
Baca Juga: Mekari Luncurkan Mekari Suite, Solusi Integrasi Sistem untuk Perusahaan Enterprise di Indonesia
Chief Executive Officer (CEO) Mekari, Suwandi Soh, mengungkapkan bahwa berbagai solusi tersebut hadir untuk memberi kemudahan, di mana dokumen tidak perlu lagi diekspor, dicetak, atau diunggah kembali secara manual pada setiap tahapan. Dengan demikian, perusahaan dapat membangun alur kerja digital agreement yang terhubung dengan proses bisnis yang sudah berjalan.
“Seiring perusahaan bertumbuh, kompleksitas proses perjanjian mereka pun ikut bertambah. Perusahaan besar kini tidak lagi sekadar ingin menggantikan tanda tangan basah. Mereka membutuhkan setiap tahap perjanjian, dari persiapan hingga eksekusi, untuk bekerja sebagai bagian dari sistem yang sudah mereka gunakan menjalankan bisnis,” pungkas Suwandi Soh dalam keterangan resmi yang diterima Olenka pada Rabu (2/9/2026).
Ia menambahkan, kebutuhan perusahaan tidak hanya terletak pada proses tanda tangan yang lebih cepat. Yang lebih penting adalah menghilangkan kebutuhan untuk memindahkan proses dokumen ke luar sistem yang sudah digunakan perusahaan.
Pendekatan ini telah diterapkan oleh salah satu anak perusahaan BUMN yang mengelola sekitar 15 proyek aktif di Sumatera, Papua, Jakarta, dan Jawa Timur. Sebelumnya, tim IT/SIT, Contract Admin, dan Finance membutuhkan waktu sekitar tiga hingga tujuh hari untuk memindahkan dokumen antar-kota.
Setelah menggunakan Mekari Sign, waktu penyelesaian dokumen dapat dipangkas menjadi satu hari. Perusahaan tersebut kini memproses sekitar 3.000 dokumen setiap bulan, mulai dari berita acara pemeriksaan proyek, memo internal, hingga kontrak yang menggunakan e-Meterai.
Sebelumnya, perusahaan tersebut juga sempat menggunakan API dari vendor lain. Namun, beberapa proses masih mengharuskan dokumen dicetak dan diunggah kembali secara manual sebelum mendapatkan persetujuan. Mekari Sign membantu menghilangkan proses hybrid tersebut.
Pendekatan serupa juga digunakan oleh sebuah grup F&B yang menaungi Toko Kopi Tuku, Futago Ya, Toodz House, dan Beragam Kopi Indonesia. Grup tersebut memiliki lebih dari 500 karyawan yang tersebar di puluhan cabang.
Melalui fitur Bulk Signing, proses pembaruan struktur gaji dan kontrak karyawan yang sebelumnya membutuhkan waktu hingga dua minggu kini dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat. Dokumen yang telah ditandatangani juga tersimpan dalam repository dan dapat diakses melalui sistem HRIS internal perusahaan.
“Klien-klien kami tidak menandatangani dokumen satu per satu. Mereka mengelola ratusan bahkan ribuan perjanjian berulang setiap bulan, di berbagai tim yang masing-masing punya tahap persetujuannya sendiri,” jelas Head of Business Operations Mekari Sign, Nishabella.
Menurutnya, Document Templates dan Bulk Upload membantu perusahaan menstandarisasi dan menyiapkan dokumen dalam jumlah besar. Sementara Bulk Signing membantu mengurangi proses manual yang harus dilakukan berulang kali.
Selain itu, Mekari Airene juga berperan sebagai intelligent data orchestrator yang melengkapi alur kerja tersebut. Pengguna dapat mengajukan pertanyaan mengenai isi dokumen, melakukan tanda tangan langsung melalui inbox dashboard, serta mengidentifikasi jenis dan ringkasan dokumen tanpa perlu membuka file satu per satu.
Di tengah semakin luasnya integrasi sistem, keamanan dan kepatuhan juga menjadi perhatian penting bagi perusahaan. Mekari Sign menyediakan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi PSrE oleh Komdigi, e-Meterai resmi PERURI, serta sertifikasi ISO 27001.
Mekari juga baru menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System. Sertifikasi tersebut memperkuat pengelolaan privasi dan perlindungan data pribadi di dalam ekosistem perusahaan.
Saat ini, Mekari Sign telah digunakan oleh lebih dari 3.000 klien bisnis untuk memproses lebih dari 2 juta dokumen dan lebih dari 16 juta tanda tangan elektronik.
Ke depan, Mekari Sign akan terus memperkuat posisinya sebagai infrastruktur digital agreement bagi perusahaan di Indonesia. Langkah tersebut dilakukan seiring meningkatnya kebutuhan enterprise terhadap alur kerja dokumen yang lebih terstandarisasi, mampu menangani pertumbuhan volume, dan terhubung dengan sistem bisnis yang sudah digunakan.
