Di setiap ruang rapat, baik virtual maupun fisik, ada beberapa suara yang tidak terdengar. Bukan karena mereka kekurangan ide atau wawasan, tetapi karena ruangan tersebut sering kali lebih disukai oleh pembicara yang paling keras dan paling percaya diri.
Setiap koordinator di ruang konferensi harus tahu cara mencapai keseimbangan antara mendorong partisipasi tanpa menempatkan siapa pun dalam posisi sulit, karena hal itu bisa jadi sulit dalam rapat.
Jadi, berikut adalah 5 trik mudah untuk melibatkan semua suara di ruangan rapat, tak terkecuali kaum introvert yang pemalu.
1. Perhatikan isyarat non-verbal
Perhatikan secara aktif bahasa tubuh, ekspresi wajah, atau isyarat lain dari peserta yang tidak responsif. Penelitian menunjukkan bahwa isyarat non-verbal adalah bentuk komunikasi yang lebih kuat, yang sering kali menyampaikan lebih banyak daripada kata-kata lisan.
Beberapa orang lebih nyaman mengekspresikan diri mereka menggunakan isyarat seperti anggukan kepala, kontak mata, atau mencondongkan tubuh ke depan. Bahasa tubuh yang lembut dapat mengundang; hal itu membangun kecerdasan emosional dalam manajemen Anda dan menciptakan reputasi tim yang lebih kuat.
2. Gunakan teknik round-robin
Ini adalah teori dominasi sosial yang menyatakan bahwa dalam lingkungan kelompok, orang ekstrovert sering mendominasi waktu bicara. Orang yang pendiam atau introvert mungkin sering merasa diabaikan dan cemas untuk menyela. Mungkin mereka tidak yakin apakah masukan mereka akan dihargai atau tidak.
Teknik round-robin menghilangkan ketidakseimbangan kekuatan ini, dan menurut teknik ini, setiap orang mendapat kesempatan untuk berbicara satu per satu. Ini menciptakan lingkungan yang lebih adil, dan juga membuat orang aman dan didengar.
Baca Juga: 11 Ide Bisnis Sampingan untuk Para Introvert, Bisa Dikerjakan Online!
3. Berikan agenda dan detail tentang rapat di hari sebelumnya
Memberikan wawasan tentang rapat sebelumnya sehingga orang dapat mempersiapkan diri secara mental adalah cara lain untuk membuat orang introvert mempersiapkan diri dan berpartisipasi dalam rapat.
Proses ini didasarkan pada persiapan kognitif; memberi tahu otak terlebih dahulu memungkinkan ingatan dan pembentukan ide yang lebih baik. Jika Anda memiliki rapat berulang, simpan dokumen atau buku catatan dengan semua acara yang diperlukan sepanjang minggu. Penting bagi orang untuk merasa diperhatikan dan dihormati karena gaya komunikasi mereka yang berbeda.
4. Normalisasikan jeda dan interupsi
Hal ini mendorong kontribusi yang lebih disengaja dan bijaksana daripada respons reaktif. Keheningan sering dianggap sebagai tanda kelemahan atau kecanggungan, tetapi penelitian menunjukkan bahwa hal itu merangsang pemikiran yang lebih dalam, mengurangi beban kerja kognitif.
5. Ubah formatnya
Beberapa orang berkembang dalam lingkungan yang lebih kecil. Proses ini terkait dengan teori fasilitasi sosial, yang menunjukkan bahwa kinerja bervariasi tergantung pada kehadiran kelompok besar lainnya.
Hal ini diketahui dapat meningkatkan kreativitas, termasuk suara yang beragam. Mulailah kebijakan "menulis dulu, bicara kemudian", dan mintalah kolega Anda untuk menuliskan pemikiran apa pun yang mungkin mereka miliki untuk memungkinkan curah pendapat diam-diam
Baca Juga: Buku Karya Susan Cain, Si Pemerhati ‘Introvert’
