Rapat bukan lagi sekadar agenda rutin, melainkan forum strategis untuk memperkuat koordinasi, mempercepat pengambilan keputusan, dan mendorong kinerja perusahaan.
Namun, seringkali rapat berjalan kurang efektif dan justru hanya membuang-buang waktu. Lantas, bagaimana cara menciptakan rapat yang efektif di kantor?
Baca Juga: Group CEO ParagonCorp Ungkap Alasan Tak Suka Meeting di Kantor
Guru Besar Kepemimpinan Bisnis di Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung (SBM ITB), Donald Crestofel Lantu, menekankan peran penting penerapan metode rapat efektif di lingkungan kerja.
Donald Lantu menjelaskan, metode rapat efektif seperti mendistribusikan materi rapat ke peserta sebelum pertemuan, menetapkan agenda pembahasan, menentukan durasi, hingga memastikan ada minutes of meeting (MoM) atau notulen rapat.
"Jadi kita tidak perlu bicarakan materi itu pada saat rapat, tapi mungkin sudah ada input-input atau feedback yang kemudian bisa kita follow up dengan segera. Lalu juga hindari rapat lebih dari satu jam karena kalau sudah lebih dari satu jam itu sudah tidak efektif," ungkap Donald dalam wawancara bersama Olenka, dilansir pada Minggu (12/7/2026).
Baca Juga: Prinsip Dasar dalam Kepemimpinan: Leader Harus Bisa Jadi Role Model
Lebih lanjut, Donald menekankan pentingnya MoM. Menurutnya, MoM berperan penting sebagai landasan tindak lanjut setelah rapat sekaligus memastikan seluruh keputusan dan hasil pembahasan terdokumentasikan dengan baik.
"Yang paling penting adalah ada MOM-nya yang nanti sebelum rapat diakhiri harus dipastikan bahwa setiap keputusan yang diambil itu harus ada PIC yang menindaklanjuti dari poin-poin tersebut, kemudian dicatat di MoM, diserahkan ke semua orang sehingga itu jadi kesepakatan dasar untuk kemudian bahan untuk rapat berikutnya," tambahnya.
Donald menambahkan, beberapa metode lain yang bisa membuat rapat menjadi lebih efektif adalah dengan hanya melibatkan orang yang berkepentingan sebagai peserta rapat. Kemudian memastikan setiap rapat menghasilkan keputusan.
